Agencias de viajes: Los 5 errores al elegir para incentivos

Los viajes corporativos y de incentivo han dejado de centrarse únicamente en destinos nacionales. Cada vez más empresas apuestan por experiencias internacionales para motivar a sus equipos. Para muchas compañías europeas, Asia representa un destino soñado por su riqueza cultural y la singularidad de sus vivencias. Para asegurar una organización impecable, las agencias de viajes europeas colaboran frecuentemente con agencias locales especializadas en viajes de negocios, aprovechando su experiencia y conocimiento del terreno para diseñar programas a medida.

Sin embargo, elegir al socio local adecuado no siempre es una tarea sencilla. Una mala elección puede traducirse en costes ocultos, itinerarios poco flexibles o un servicio que no cumple con las expectativas. Por eso, es fundamental realizar una evaluación cuidadosa para evitar errores comunes y garantizar una experiencia de viaje fluida y satisfactoria.

En este artículo, te mostramos los principales errores que debes evitar y compartimos las mejores prácticas para elegir una agencia local de viajes corporativos confiable —capaz de ofrecer soluciones profesionales, eficientes y personalizadas para los viajeros de empresa.

❌ Error 1: Elegir una agencia de viajes corporativos solo por el precio más bajo

🔸 Si bien el precio es un factor importante, elegir una agencia de viajes corporativos únicamente por ser la más barata puede implicar serios compromisos en la calidad. Algunas agencias ofrecen paquetes a precios reducidos utilizando vehículos antiguos, alojamientos de menor categoría o recortando servicios. Estos “ahorros” pueden afectar negativamente la experiencia de tus empleados, con transportes poco fiables o alojamientos que no están a la altura de lo esperado.

Por ejemplo, una agencia de viajes corporativos puede ofrecer una tarifa más baja, pero utilizar vehículos antiguos e incómodos, lo que podría provocar retrasos, incomodidad y una sensación general de frustración durante el viaje. Esta falta de atención a la calidad puede transformar rápidamente un viaje de incentivos con potencial en una experiencia poco agradable.

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Además, cuando se trata de grupos grandes, es fundamental que las comidas estén incluidas en el paquete, en lugar de dejar que los empleados elijan libremente dónde y cuándo comer. Ofrecer comidas por cuenta propia puede parecer una forma de reducir costes, pero suele generar problemas de coordinación. Si los miembros del grupo comen en distintos lugares y horarios, esto puede afectar el desarrollo de las actividades y excursiones previstas, haciendo que la experiencia sea menos fluida y satisfactoria.

💡 Solución: En lugar de enfocarte únicamente en el precio más bajo, evalúa el valor total que ofrece la agencia de viajes corporativos. Compara el paquete completo, incluyendo la logística, las comidas, el transporte y los guías. Asegúrate de que la agencia ofrezca una experiencia de alta calidad que esté alineada con los objetivos del viaje y los estándares de tu empresa. Para grupos grandes, verifica que todas las comidas estén incluidas, lo que permitirá mantener un horario fluido y evitar interrupciones en las actividades cuidadosamente planificadas.

❌ Error nº 2: Pasar por alto la logística y la asignación adecuada de recursos para grupos grandes al elegir una agencia de viajes corporativos

🔸 Al organizar viajes de incentivo para grupos numerosos, es fundamental asegurarse de contar con suficientes vehículos, guías y personal de apoyo para que todos estén cómodos y que la logística funcione sin contratiempos. Un error común al elegir una agencia de viajes corporativos es agrupar a todos en un solo autobús o disponer de vehículos sin guía, lo que deja a algunos empleados sin la atención adecuada. Esto puede generar confusión, incomodidad y una experiencia poco satisfactoria para los participantes.

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En algunos casos, se deja al conductor la responsabilidad de gestionar al grupo sin ningún tipo de apoyo, lo que puede dar lugar a que se pasen por alto aspectos clave durante el trayecto. En cambio, las agencias de viajes corporativos de confianza aseguran la presencia de un guía por vehículo y, en el caso de grupos grandes, suelen incluir personal de apoyo adicional para encargarse de la logística y brindar asistencia continua. Esto garantiza que cada aspecto del viaje se desarrolle sin contratiempos y que los empleados disfruten de una experiencia fluida y agradable.

💡 Solución: Asegúrate de que la agencia de viajes corporativos asigne los recursos necesarios para cada grupo, como varios vehículos con guías cuando se trate de un número elevado de participantes, y que cuente con personal de apoyo para asistir a los guías en la gestión del grupo. Esto garantiza que cada participante reciba la atención adecuada y que el viaje se desarrolle según lo previsto, sin contratiempos.

❌ Error nº 3: No verificar la experiencia en la organización de programas de incentivos

🔸 Los viajes de incentivo no son simples vacaciones: son eventos corporativos diseñados para mostrar reconocimiento, fortalecer el espíritu de equipo o motivar a los empleados. Elegir una Destination Management Company (DMC) en Vietnam puede parecer una solución sencilla, pero no todas están especializadas en la organización de viajes de incentivo o actividades de team building. Una DMC sin experiencia en este tipo de programas puede tener dificultades para comprender elementos clave como la cultura de marca, la importancia de la cohesión grupal o la necesidad de ofrecer actividades creativas y estimulantes.

Sin estos elementos esenciales, el viaje de incentivo puede resultar insípido, sin emoción, sin pertinencia y desconectado de los valores fundamentales de la empresa.

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Además, si una DMC no cuenta con equipos creativos internos para el diseño de eventos, producción de medios y comunicación, es posible que tenga que subcontratar estos servicios, lo que puede elevar considerablemente el coste total y dificultar la coordinación. Esto no solo incrementa el presupuesto, sino que también puede afectar la calidad y la coherencia general del evento.

💡 Solución: Elige una agencia de viajes corporativos o una DMC con experiencia comprobada en la organización de viajes de incentivo y eventos de team building. Lo ideal es que haya trabajado previamente con grandes empresas y que sea capaz de diseñar itinerarios exclusivos y creativos que reflejen los valores y objetivos de tu compañía. Esto garantiza que el evento sea memorable, impactante y perfectamente alineado con la cultura empresarial, con todos los servicios integrados de forma coherente en una experiencia fluida.

❌ Error nº 4: No adaptar el programa a las preferencias y necesidades del equipo

🔸 Uno de los errores más comunes al organizar un viaje de incentivo es elegir un programa que no se adapta a los intereses o niveles de comodidad de los participantes. Por ejemplo, mientras que algunos empleados pueden disfrutar de actividades aventureras como la tirolesa o el senderismo todoterreno, otros pueden considerarlas intimidantes o físicamente exigentes. Del mismo modo, un viaje centrado en visitas culturales puede resultar aburrido para quienes prefieren programas más dinámicos y llenos de acción. Si el programa no tiene en cuenta las distintas preferencias, el viaje podría no generar el entusiasmo esperado y provocar insatisfacción en lugar de motivación.

Más allá de las preferencias personales, la dinámica del equipo y la demografía también juegan un papel fundamental. Un grupo de altos ejecutivos puede inclinarse por un retiro de lujo con eventos exclusivos de networking, mientras que los empleados más jóvenes podrían disfrutar de actividades más interactivas y llenas de energía. Además, si el programa es demasiado exigente físicamente, podría excluir a los participantes de mayor edad o a aquellos con problemas de movilidad.

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💡 Solución: Antes de definir el programa de un viaje de incentivo, realiza una encuesta previa o conversaciones con los líderes de equipo para comprender las expectativas, intereses y posibles limitaciones de los participantes. Elige una agencia de viajes corporativos que pueda personalizar el itinerario, ofreciendo una combinación de actividades que equilibren la relajación, la aventura y la cohesión del grupo. Un viaje de incentivo bien planificado debe ser inclusivo, motivador y alineado con los objetivos de la empresa, asegurando que todos los participantes obtengan una experiencia enriquecedora.

DMC Mekong IMAGE Travel & Events – Una agencia DMC de primer nivel para viajes corporativos e incentivos en Vietnam

Fundada en 2009, DMC Mekong IMAGE Travel & Events cuenta con más de 15 años de experiencia en la industria del turismo, especializada en viajes corporativos, programas de incentivos y MICE (Reuniones, Incentivos, Congresos y Exposiciones). Como agencia receptiva de confianza (DMC), hemos organizado con éxito eventos corporativos personalizados y viajes de incentivo para reconocidas organizaciones internacionales como Michelin, Cuisine Plus, Family Medical Practice y prestigiosas universidades de todo el mundo.

Con una sólida presencia regional, contamos con tres oficinas en Vietnam (Ciudad Ho Chi Minh, Hanói y Danang), así como una oficina en Camboya y otra en Laos, lo que garantiza una coordinación fluida y un conocimiento profundo del terreno en toda la región de Indochina.

Lo que nos distingue es nuestro equipo interno de eventos, compuesto por organizadores, especialistas en medios, expertos en logística y guías multilingües. Gracias a este equipo dedicado, podemos ofrecer experiencias corporativas excepcionales, con un alto nivel de creatividad, una ejecución impecable y un acompañamiento profesional. Ya se trate de una cena de gala exclusiva, un evento de team building a gran escala o un programa de incentivos a medida, contamos con la experiencia y los recursos necesarios para convertirlo en una vivencia memorable e impactante para sus clientes.